Bij controleplichtige ondernemingen is het een periodiek terugkomend item. Fraude, wat is het risico en hoe gaan jullie er mee om? In het verleden heb ik al regelmatig het zuchten en steunen van mijn cliënten gehoord. “Ik weet het”, “het is een ver van ons bed show”, “bij ons bedrijf gebeurt dat niet”, “ja jij moet het vragen” en ga zo maar door. En dat klopt, ik, als accountant, moet het vragen, maar waarom eigenlijk?
Zorgplicht
Als accountant hebben wij het voorrecht om mee te kijken in allerlei mooie bedrijven; van productiebedrijven tot dienstverlenende ondernemingen en alles wat er tussen zit. We krijgen alles te zien van de wieg tot het graf, zoals ze het “vroeger” tijdens mijn studie noemde. Uiteindelijk wil de accountant een oordeel vormen over de getrouwheid van het eigen vermogen op balansdatum en het resultaat in het boekjaar. Om een oordeel te vormen vindt de accountant het van belang inzicht te hebben in de processen en risico’s die mogelijk impact kunnen hebben op de uiteindelijk gerapporteerde cijfers.
Er bestaat een frauderisico in al deze processen van de organisatie van een onderneming. De accountant hoeft niet op zoek te gaan naar fraude, maar moet het mogelijke frauderisico wel in zijn controle meewegen. Daarnaast is de accountant vanuit wet- en regelgeving verplicht risico’s op fraude te melden aan de directie of mogelijk aan hogere toezichthoudende organen. Dat is onze zorgplicht.
En ondanks dat het een plicht is, kan het een bedrijf ook iets brengen. Het is van belang dat het bedrijf de risico’s kent en ziet en daar waar nodig actie onderneemt. Soms worden risico’s bewust aanvaard. Zolang dit een bewuste keuze is, kan dit prima. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een grijpvoorraad bij een onderneming zonder magazijnmeester of een andere vorm van oogtoezicht. Vaak is de grijpvoorraad niet van hoge waarde of er is geen markt voor om hem makkelijk te verhandelen. Dan is het risico op fraude lager dan in bijvoorbeeld een magazijn met merkkleding.
Het komt bij kleine en middelgrote ondernemingen ook nogal eens voor dat er sprake is van functievermenging. Dat wil zeggen dat de functie van de administratie zowel factuurautorisatie als factuurbetaling betreft. Op deze wijze bestaat er in theorie het risico dat er onrechtmatige betalingen de organisatie kunnen verlaten. Dat levert dan vaak een leuke discussie met de cliënt op. Want de desbetreffende persoon zit er immers al jaren, is onderdeel van de familie etc. Klopt en allemaal waar! En als je het risico kent en je kiest ervoor om het te aanvaarden, kun je het ook lekker zo houden! Maar wat als je onderneming steeds groter wordt en daardoor het contact met je medewerkers steeds minder. Weet je dan nog steeds wat er speelt bij je medewerkers en durf je dan nog steeds te zeggen dat die persoon nooit iets verkeerd zou doen? Een discussie waarvan ik van mening ben dat ik hem moet voeren met mijn cliënten. En dan nog blijft het altijd de keuze van de cliënt wat hij of zij er mee doet.
En voor alle lezers die nu denken, ach wanneer gebeurt dat nou, durf ik, dat ondanks het feit dat ik nog niet zo heel oud ben (vind ik zelf ….) te zeggen dat het wel degelijk gebeurt. Google maar eens en houd dan in je achterhoofd dat de meeste fraude de kranten en vakbladen niet haalt, omdat ze in omvang niet heel groot zijn, maar voor je onderneming wel heel zwaar kunnen worden. Dus wees je bewust van alle (fraude)risico’s en anders helpen wij graag bij die bewustwording.