Op 1 juni as. wordt het verplicht om in de bus of trein een mondkapje te gaan dragen. Als thuiswerken geen optie is en je als goed en milieuverantwoord werkgever de openbaarvervoer kosten van je personeel vergoedt, kun je dan ook belastingvrij mondkapjes verstrekken?
De hoofdregel is immers dat alles wat een werknemer krijgt uit hoofde van de dienstbetrekking belast is als loon, dus ook eventuele mondkapjes. Dit volgt uit de in 2011 ingevoerde werkkostenregeling, die is ingevoerd om het leven van de werkgever eenvoudiger te maken. De mondkapjes illustreren perfect hoe “eenvoudig” deze werkkostenregeling nou eigenlijk is.
Nu lijkt de belastingheffing op een mondkapje van bijvoorbeeld € 1,- niet heel veel. Maar wel als het er twee per dag zijn, voor een werkgever met 100 personeelsleden, drie maanden lang. Dan gaat het toch al snel om € 12.000,-.
We hebben het hierbij niet over mondkapjes die vanuit de beroepsgroep verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld in de medische sector.
Mondkapjes op de werkplek
Het is nog een verschil of het gaat om wegwerpbare mondkapjes die worden verbruikt of mondkapjes die kunnen worden gewassen (60 graden) en worden hergebruikt.
Als de mondkapjes op de zaak liggen en eenmalig kunnen worden gebruikt, dan zijn deze vrijgesteld als deze onderdeel uitmaken van het arbobeleid van de werkgever, in het kader van het preventie- en verzuimbeleid. De werkgever moet ze nog wel administratief aanwijzen voor een vrijstelling.
Als de mondkapjes herbruikbaar zijn dan komt de vervolg vraag of deze mondkapjes eigendom worden van de werknemer. Zo ja, dan geldt dat het mondkapje altijd belast is als loon.
Om in aanmerking te komen voor een vrijstelling moet het mondkapje dus eigendom van de werkgever blijven. Het herbruikbare mondkapje moet achter blijven op de werkplek (bijvoorbeeld worden achtergelaten in een afsluitbare wasmand). Ook in dit geval geldt dat deze onderdeel uitmaken van het arbobeleid van de werkgever, in het kader van het preventie- en verzuimbeleid. De werkgever moet ze nog wel administratief aanwijzen voor een vrijstelling.
Mogelijk kan stelling worden genomen dat het mondkapje een kledingstuk is. In dat geval worden de administratieve verplichtingen wat verlicht. Het gebruik van het mondkapje op de zaak heeft dan geen waarde meer. Dat houdt in dat deze niet meer in het arbobeleid hoeft te worden opgenomen en ook niet hoeft te worden aangewezen. Het mondkapje moet wel eigendom van de werkgever blijven.
Mondkapjes voor in het openbaar vervoer
Het ter beschikkingstellen van mondkapjes door de werkgever voor in de trein kan niet onder de arbovoorziening worden opgenomen, omdat de trein geen “werkplek” is.
Als het mondkapje (bij voorkeur herbruikbaar) een bedrijfslogo heeft van tenminste 7 x 10 centimeter en eigendom blijft van de werkgever, dan kan verdedigd worden dat er sprake is van bedrijfskleding. Hier hoeft geen waarde aan te worden toegerekend. De discussie kan echter worden gevoerd of het mondkapje wel een kledingstuk is.
Als er geen bedrijfslogo wordt geplaatst, of de discussie omtrent een kledingstuk niet wenselijk is, dan is er voor de mondkapjes voor het openbaar vervoer geen vrijstelling of nihil waardering.
Vrije ruimte
De mondkapjes waarvoor geen vrijstelling geldt kunnen nog wel in de zogenoemde vrije ruimte worden ondergebracht. Er is dan geen sprake van loon. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale loonsom van de werkgever. Voor het deel van de loonsommen tot € 400.000,- (per jaar) geldt een hogere ruimte van in beginsel 1,7%. In verband met de coronacrisis is deze in 2020 eenmalig verhoogd naar 3%. Als de vrije ruimte wordt overschreden geldt een heffing van 80% over de overschrijding (eens per jaar te berekenen en aan te geven via de loonadministratie).
BTW
Naast de vraag of er sprake is van belast loon in de loonbelasting kan de vraag worden gesteld of de BTW op de aankoop van de mondkapjes wel in aftrek kan worden gebracht.
Ook hier kan het onderscheid worden gemaakt tussen mondkapjes op de zaak en voor in het openbaar vervoer.
Voorzieningen voor het personeel zijn in beginsel niet van de BTW aftrekbaar. Er wordt immers een privé element in gezien en als het personeelslid de kosten privé had gemaakt zou de BTW ook niet in aftrek kunnen worden gebracht.
Voor bepaalde voorzieningen op de zaak geldt deze regel niet. Zo is goedgekeurd dat voorzieningen van de arbodienst, bijvoorbeeld een kantoormassage toch voor BTW-aftrek in aanmerking komen. Hierin kan weliswaar ook een privé voordeel zitten, maar het zakelijke element weegt zwaarder. Zo zal dit ook voor het mondkapje gelden.
Voor het verstrekken van mondkapjes voor woon-werkverkeer is dit anders. Woon-werkverkeer is voor de BTW een privéaangelegenheid. Het verstrekken van mondkapjes voor dit doel is dan ook gelegen in de privésfeer van de werknemers. De BTW op deze kosten is dan ook niet aftrekbaar.
Conclusie
Een simpele vraag over het beschikbaar stellen van een mondkapje door de werkgever is zoals hierboven blijkt niet eenvoudig te beantwoorden. Zo blijkt maar weer hoe complex de wetgeving is geworden.
Hoewel tijdens de coronacrisis “werk zoveel mogelijk thuis” in elk geval tot nader order de voorgeschreven norm is, geldt dat dit niet voor alle beroepen mogelijk of wenselijk is.
Voor werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk komen geldt dat zij vanaf 1 juni verplicht een mondkapje moeten dragen. Het zou dan ook goed zijn deze fiscaal eenvoudig te faciliteren door hier tijdelijk in alle gevallen een vrijstelling voor op te nemen. Kortom regel een vrijstelling!
Dit bericht is inmiddels achterhaald. Lees daarom de update in onze nieuwe blog.
