Als werkgever mag je niet zo maar een lunch (maaltijd) vergoeden/vertrekken aan je medewerkers.
Misschien heb je een kantine of ruimte waar je medewerkers gezamenlijk kunnen lunchen en verzorg jij de boodschappen en zelfs een gedekte tafel. Onder de werkkostenregeling moet hiervoor een normbedrag € 3.35 per verstrekte lunch bij het loon van de medewerker worden opgeteld. Uiteraard alleen als jij als werkgever de lunch volledig betaalt.
Het totaal aantal verstrekte maaltijden per medewerker per jaar vermenigvuldig je met € 3,35 en tel je bij het loon van de individuele medewerker op. Als je geen registratie van de verstrekte maaltijden wilt bijhouden, kan je ook uitgaan van 214 dagen keer het normbedrag per werknemer. Deze 214 dagen zijn vergelijkbaar met de berekening van de vaste en gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding van € 0,19 per werknemer. Namelijk 260 werkbare dagen op jaarbasis minus vakantiedagen, feestdagen en eventuele ziektedagen.
Voor het verstrekken van een maaltijd kan je als werkgever een eigen bijdrage per maaltijd vragen, deze vermindert de bijtelling bij de werknemer maar nooit verder dan nul.
Heeft een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (bijvoorbeeld een lunch tijdens een vergadering of een diner tijdens overwerk) en zijn de kosten hiervan aangewezen in de werkkostenregeling dan zijn deze kosten gericht vrijgesteld.
