Een werkgever kan extraterritoriale kosten die inkomende buitenlandse werknemers maken onder voorwaarden belastingvrij vergoeden aan deze werknemers. Extraterritoriale kosten zijn de extra kosten voor het verblijf buiten het land van herkomst. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan dubbele huisvestingskosten. Hieronder tref je de verschillende mogelijkheden om deze kosten aan de werknemers te vergoeden en de voorwaarden hiertoe aan.
Twee opties
De werkgever heeft twee opties om de extraterritoriale kosten te vergoeden, namelijk:
- Het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten; of
- De 30%-regeling toepassen;
Werkelijke extraterritoriale kosten
Als de werkgever kiest om de werkelijke extraterritoriale kosten aan de werknemer te vergoeden, moet hij deze kosten kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld facturen. In het geval de werkgever kiest voor het toepassen van de 30%-regeling, hoeft de werkgever deze kosten niet nader te onderbouwen. De werkgever kan de extraterritoriale kosten van een werknemer in beginsel gedurende maximaal vijf jaar vergoeden (ongeacht voor welke optie gekozen wordt).
Wat is de 30%-regeling?
De 30%-regeling is een fictie ter bepaling van de extraterritoriale kosten. Zoals de naam al doet vermoeden, bedraagt de belastingvrije vergoeding maximaal 30% van het loon van de werknemer.
De voorwaarden van de 30%-regeling
De werknemer moet voldoen aan de volgende voorwaarden om gebruik te maken van de 30%-regeling:
- De werknemer moet buiten Nederland aangeworven zijn. Dit betekent dat de werknemer zijn fiscale woonplaats buiten Nederland moet hebben op het moment dat de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan. Het bepalen van de fiscale woonplaats alsmede het moment waarop de overeenkomst wordt gesloten, zijn een feitelijke toetsingen. Kort gezegd wordt voor het bepalen van de fiscale woonplaats gekeken naar waar het middelpunt van het leven van de werknemer zich bevindt;
- De werknemer dient in meer dan 16 van de 24 maanden voor aanvang van het dienstverband in Nederland op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens te wonen;
- De werknemer moet een specifieke deskundigheid bezitten. Aan dit vereiste wordt geacht te zijn voldaan, als:
- de werknemer arts in opleiding tot specialist is of werkzaam is als wetenschapper (onder nadere voorwaarden);
- de werknemer jonger is dan 30 jaar, een Nederlandse mastergraad heeft behaald en het salaris van deze werknemer meer bedraagt dan € 30.001,-; of
- het salaris van de werknemer meer bedraagt dan € 39.647,-.
Na toepassing van de onbelaste kostenvergoeding, blijft het salaris voldoen aan de minimumeisen als omschreven in punt 3. Voorbeeld: € 45.000 salaris bij een 32 jarige werknemer. De maximale onbelaste kostenvergoeding bedraagt € 45.000 – € 39.647 = € 5.353 ofwel 11,9%.
Het bovenstaande is een beknopte weergave van de diverse voorwaarden die gelden voor de toepassing van de 30%-regeling. Er zijn veel factoren van invloed op de daadwerkelijke uitwerking van de 30%-regeling. Zo gelden er andere voorwaarden in het geval de 30%-regeling al bij een eerdere Nederlandse werkgever is toegepast en hebben eerdere verblijfs- of werkperiodes in Nederland invloed op de looptijd en toekenning.
Mocht je vragen hebben over jouw situatie omtrent het vergoeden van extraterritoriale kosten of hulp nodig hebben bij het aanvragen van de 30%-regeling, staan wij graag voor je klaar. Ook bij het maken van de berekeningen kunnen wij je van dienst zijn.