BTW: fouten, vergissingen en ander ongemak

Bijna elke ondernemer heeft ermee te maken en toch zien we het nog regelmatig fout gaan: de btw op de facturen en de btw-aangiften. Om foutjes in de toekomst te voorkomen, gaan we hier even kort in op de fouten die wij het meest tegenkomen.

Datum factuur, betaling en aangifte

Facturen hebben een bepaalde betalingstermijn. Hiermee kan het zomaar gebeuren, dat een factuur die verstuurd is in bijvoorbeeld maart, pas wordt betaald in april. Zo’n betaling wordt dan vaak in de aangifte voor het tweede kwartaal verwerkt. Dit is niet juist, want in de aangifte moet worden uitgegaan van de factuurdatum en niet van de datum waarop is betaald. De factuur die eind maart verstuurd wordt en pas in april wordt voldaan, moet dus in de aangifte van het eerste kwartaal worden opgenomen.

Factuurvereisten

Aan een factuur die aan een andere ondernemer wordt gestuurd, zijn bepaalde eisen gesteld. Vaak wordt óf het KvK-nummer óf het btw-nummer vermeld, terwijl beiden verplicht zijn. Ook met adressen gaat het regelmatig fout, bijvoorbeeld door een postbusnummer in plaats van het vestigingsadres van de klant op de factuur te vermelden. Voor ondernemers in bepaalde branches kunnen andere factuurvereisten van toepassing zijn (bijvoorbeeld de reisbranche en autobranche).

Reiskosten

Vaak worden kilometers die worden gereden in verband met een opdracht apart op een factuur vermeld en in rekening gebracht tegen een tarief van 19 cent per kilometer. Wat dan veel vergeten wordt is dat over deze 19 cent het reguliere btw-tarief in rekening gebracht moet worden.

Zakenlunch

Als er zakelijk een hapje gegeten wordt, komt het regelmatig voor dat de daarover betaalde btw als voorheffing wordt afgetrokken. Dit is in principe niet mogelijk. De btw betaald over eten of drinken genuttigd in een horecagelegenheid is namelijk niet aftrekbaar. Alleen bij het afhalen en nuttigen op kantoor kan btw op etenswaren in aftrek gebracht worden.

Betalingstermijn van de btw

Voor het voldoen van de verschuldigde belasting, hanteert de belastingdienst een betalingstermijn die vervalt op de laatste dag van de maand na het aflopen van de aangifteperiode. Bij betaling van de btw moet rekening worden gehouden met weekenden of feestdagen. Op de vervaldatum moet het bedrag namelijk bij de belastingdienst op de rekening staan in plaats van overgeboekt worden. Ons advies is dan ook het bedrag altijd twee of drie werkdagen voor de vervaldatum over te boeken. Bij vragen over dit onderwerp, kun je uiteraard even contact opnemen met één van onze adviseurs.