Voor de DGA is het eigenlijk altijd wel bekend dat het een wettelijke verplichting is om een beknopte versie van de jaarrekening (de publicatiestukken) te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Maar wanneer dat moet en binnen welke termijnen is vaak niet bekend. In dit artikel de belangrijkste termijnen op een rijtje.
5 maanden, verlengen tot maximaal 10 maanden (31 oktober)
Een onderneming heeft 5 maanden (voor 31 mei) de tijd om de jaarrekening op te maken. Hiervoor kan 5 maanden uitstel verleend worden. Dit uitstel dient een gegronde reden te hebben en dient schriftelijk te worden vastgelegd in notulen van de aandeelhoudersvergadering. Eerlijkheidshalve is geen informatie bekend dat het niet formeel vastleggen van uitstel leidt tot het niet voldoen aan de deponeringsplicht. Vaak wordt er dan ook voorbij gegaan aan deze eerste termijn.
8 dagen na vaststelling deponeren (8 november of 8 december)
Een onderneming heeft dus tot uiterlijk 31 oktober om zijn jaarstukken op te maken. Het bestuur van de onderneming binnen een termijn van 1 maand de jaarrekening voor te leggen aan de aandeelhouders ter goedkeuring. Let op als het bestuur en de aandeelhouder bestaat uit dezelfde personen dan staat het ondertekenen van de jaarrekening gelijk aan het vaststellen van de jaarrekening. Het deponeren van de jaarrekening dient binnen 8 dagen na vaststelling van de jaarrekening. Voor een DGA onderneming betekent dit dus dat er voor 8 november gedeponeerd dient te worden.
Indien de jaarrekening niet binnen 2 maanden wordt goedgekeurd door de aandeelhouder(s) dienen de publicatiestukken deze zonder vaststelling gedeponeerd te worden. Er dient dan ook bij de Kamer van Koophandel te worden aangegeven dat het om een niet vastgestelde jaarrekening/publicatiestukken gaat.
Niet of te laat deponeren is een economisch delict
Het niet of te laat deponeren van de jaarstukken is een economisch delict en kan tot de meest zware gevallen leiden tot een gevangenisstraf. Eerlijk is eerlijk, dit is nog nooit in Nederland gebeurd. Wel is het zo dat bij faillissement het niet of te laat deponeren door een curator wordt gebruikt om mogelijke bestuurdersaansprakelijkheid aan te tonen. Ook hier is nog geen jurisprudentie van dat dit feitelijk is gelukt is. Maar wat bij de huisarts geldt, dat geldt hier ook, beter voorkomen dan genezen!