Scan en herken, of te wel Robotic Accounting, is een veelgehoorde term de laatste jaren. Het moet het boekhouden véél makkelijker maken. Dit geldt zowel voor de accountant/boekhouder als voor de ondernemer. Maar wat is de stand van zaken op dit moment? Goed om wat begrippen op een rij te zetten.
Robotic Accounting
Allereerst robotic accounting. Door een goede inzet van robotic accounting worden handmatige taken (denk aan het inboeken van facturen of bankafschriften) overgenomen door de computer. Robotic accounting is feitelijk niet nieuw, want bijvoorbeeld het automatisch boeken (afletteren) van bankafschriften is al jaren gemeengoed. Wel is het zo dat steeds meer van dergelijke processen geautomatiseerd plaatsvinden. De computer neemt als het ware de werkzaamheden van de mens over.
Machine Learning
Machine learning is ook een term die veelvuldig wordt gebruikt. Bij elektronische gegevensverwerking in relatie tot robotic accounting speelt het begrip machine learning een belangrijke rol. Het gaat hier om software die computers het vermogen geeft zelflerend te zijn, zonder expliciete programmering. Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen bij het boeken van inkoopfacturen of elektronische bankafschriften, zodat een volgende boeking volledig automatisch verwerkt kan worden zonder menselijke tussenkomst. Dan hebben we het over robotic accounting zoals het feitelijk bedoeld is.
Uit een recent gepubliceerd onderzoek blijkt dat deze ontwikkelingen nog in de kinderschoenen staan. Daarbij denken de verschillende ontwikkelaars en leveranciers van de software verschillend over de invulling en toepassing van machine learning. Scannen is maar een tijdelijke oplossing, die echter naar verwachting nog wel enkele jaren zal aanhouden. Op termijn zou eigenlijk iedereen moeten factureren via een boekhoudstandaard zoals bijvoorbeeld UBL. UBL is een factuuropmaak die het mogelijk maakt om digitale facturen zonder ze te scannen, foutloos en snel in de boekhoudsoftware te verwerken.
Tot op heden komt het e-factureren in Nederland maar erg langzaam op gang. Dit heeft een aantal redenen:
- Elektronisch factureren gebeurt helaas veel te weinig;
- Er zijn meerdere UBL-formaten in omloop die niet altijd door softwareleveranciers worden ondersteund.
- Er is geen zicht in de mate waarop UBL wordt gebruikt binnen het bedrijfsleven, gemeenten en accountancy.
Er zijn aanbevelingen gedaan om het werken met e-facturen te stimuleren. De overheid kan hierin een voortrekkersrol nemen. Maar ook de softwareleveranciers spelen een belangrijke rol. Zij moeten er voor zorgen dat UBL optimaal wordt ondersteund.
Het feit blijft dat accountancy in ontwikkeling is en dat robotic accounting er aan komt. Natuurlijk volgen wij bij EJP deze ontwikkelingen op de voet en kunnen we je adviseren waar dat nodig is.