Belastingdienst intensiveert onderzoeken naar zakelijkheid van kosten: wat ondernemers en dga’s in 2026 moeten weten
De Belastingdienst heeft in het afgelopen jaar haar toezicht op de zakelijkheid van kosten bij mkb‑ondernemingen aanzienlijk verscherpt. In 2026 wordt dit toezicht niet alleen voortgezet, maar verder geïntensiveerd. De focus ligt daarbij vooral op kosten die mogelijk een privékarakter hebben, maar toch als zakelijke uitgaven in de administratie zijn geboekt. Dit onderwerp krijgt hoge prioriteit binnen de fiscale handhaving, en ondernemers doen er verstandig aan hier opnieuw kritisch naar te kijken.
De aanleiding voor deze verhoogde aandacht ligt in bevindingen uit intern onderzoek van de Belastingdienst. Daaruit blijkt dat kostenposten door ondernemers regelmatig niet op de juiste wijze worden verwerkt. De gevolgen hiervan zijn vaak stevig: correcties in de vorm van navorderingsaanslagen of naheffingsaanslagen, en in veel gevallen ook boetes. Vooral bij IB‑ondernemers en bij dga’s van een eenpersoons‑bv komt de Belastingdienst opvallend veel privékosten tegen die ten onrechte als zakelijk zijn aangemerkt. Voorbeelden zijn uitgaven voor schilderwerk aan een privéwoning, uitgaven voor etentjes die in werkelijkheid een familiaire aard hebben, of kosten voor privéabonnementen die zonder nadere toelichting via de zakelijke rekening lopen.
Een complicerende factor is dat in het moderne ondernemersleven zakelijke en privé-uitgaven steeds meer door elkaar kunnen lopen. Denk aan digitale diensten, gemengd gebruikte telefoons, thuiswerkgerelateerde voorzieningen of representatiekosten waarbij zowel zakelijke als privé-elementen aanwezig zijn. De Belastingdienst stelt echter nadrukkelijk dat de zakelijke noodzaak altijd aantoonbaar moet zijn. De bewijspositie ligt volledig bij de ondernemer.
Het toezicht richt zich daarbij niet op één specifieke belastingsoort. De Belastingdienst analyseert de zakelijkheid van kosten integraal en over meerdere aangiftes heen. Bij de inkomstenbelasting ligt de focus op onterechte aftrekbare kosten of ondernemersfaciliteiten. In de vennootschapsbelasting kijkt de fiscus onder meer naar de vraag of uitgaven wel binnen het kader van een zakelijke onderneming vallen en of er geen sprake is van een verkapte winstuitdeling aan de dga. Voor de omzetbelasting speelt de vraag of de voorbelasting terecht in aftrek is gebracht een grote rol; btw op privékosten of gemengd gebruikte kosten wordt regelmatig gecorrigeerd.
Daarnaast kijkt de Belastingdienst steeds vaker naar loonheffingen, vooral wanneer een dga of werknemer feitelijk voordeel heeft genoten door zakelijke betaling van privékosten. In dat geval kan sprake zijn van loon in natura, een onjuiste toepassing van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, of zelfs van een verkapte vorm van beloning die alsnog moet worden belast.
De Belastingdienst motiveert deze intensivering vanuit het streven naar een gelijke en eerlijke fiscale behandeling van alle belastingplichtigen. Ondernemers die privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren, creëren een ongerechtvaardigd voordeel ten opzichte van zowel andere ondernemers als werknemers in loondienst. De overheid wil dit tegengaan om gezonde concurrentie te bevorderen en oneigenlijke belastingbesparingen te voorkomen.
Voor ondernemers, en in het bijzonder voor dga’s, is het daarom essentieel om kritisch naar hun administratie te kijken. Dat begint bij de basis: een strikte scheiding tussen zakelijke en privé-uitgaven. Een volledig gescheiden bankrekeningstructuur helpt daarbij enorm. Daarnaast is een zorgvuldige registratie van de zakelijke reden van een uitgave van groot belang. Wanneer een kostenpost zowel zakelijke als privé-elementen bevat, moet worden onderbouwd waarom de zakelijke component overheerst of hoe de kosten zijn gesplitst. Zaken als zakelijke diners, studiekosten, representatie, kleding of thuiswerkkosten moeten altijd kunnen worden toegelicht.
Juist in situaties waarin de fiscale wetgeving ruimte laat voor interpretatie — de zogeheten ‘grijze zones’ — adviseert de Belastingdienst om keuzes goed vast te leggen. Een interne notitie, een e-mail aan jezelf, een projectdossier of een agenda‑aantekening kunnen later van doorslaggevend belang zijn bij een controle. Niet de administratieve vorm telt, maar het feit dat de zakelijke noodzaak van de kosten duidelijk en overtuigend wordt onderbouwd.
Ook het gebruik van boekhoudsoftware is een aandachtspunt. Door automatische boekingsregels, scan‑en‑herkenfunctionaliteit en bankkoppelingen worden uitgaven vaak razendsnel verwerkt zonder dat de ondernemer zich bewust is van de fiscale kwalificatie. De Belastingdienst ziet dat privékosten hierdoor sneller in de zakelijke administratie terechtkomen — onbedoeld, maar wel corrigeerbaar. Periodieke controles van de administratie, liefst samen met een adviseur, blijven dus noodzakelijk.
Het staat buiten kijf dat de Belastingdienst in 2026 streng blijft controleren. Voor ondernemers betekent dit dat een goede voorbereiding essentieel is. Het correct verwerken van kosten, het bijhouden van gedetailleerde onderbouwingen en het tijdig signaleren van risicovolle uitgaven kunnen veel problemen voorkomen. Wie zijn administratie op orde heeft, staat sterk. Wie dat niet heeft, loopt een aanzienlijk risico op correcties en boetes.
De boodschap is duidelijk: neem de zakelijkheid van kosten serieus. Door zorgvuldig en transparant te werken, voorkom je niet alleen financiële tegenvallers, maar bouw je ook aan een gezonde en betrouwbare onderneming — iets dat zowel de Belastingdienst als de ondernemer zelf ten goede komt.