BTW op kleine facturen / kassabonnen

Vanaf 1 januari 2013 gelden voor de hele Europese Unie nieuwe factuurregels voor de btw. Deze nieuwe regelgeving heeft tot doel de facturering voor de btw-heffing te vereenvoudigen, te moderniseren en verder te harmoniseren. De nieuwe btw-regels moeten factureren eenvoudiger maken en elektronisch factureren te stimuleren.

Oude regels

Een belangrijke voorwaarde om de btw in aftrek te brengen is een factuur die voldoet aan de factuurvereisten. Deze factuurvereisten staan in de wet omschreven. Een van de vereisten is dat op de factuur de naam van de afnemer staat vermeld.

Met deze factuurvereisten was het tot en met 1 januari 2013 niet mogelijk om de btw in aftrek te brengen als er alleen een kassabon was. Op de kassabon ontbreekt immers de naam van de afnemer. Wanneer u naar de bouwmarkt ging om wat spullen voor uw bedrijf te kopen dan was de btw alleen aftrekbaar als daar een afzonderlijke btw-bon voor was opgemaakt waarop uw naam stond vermeld.

Nieuwe regels

Sinds 1 januari 2013 kunt u onder voorwaarden btw in aftrek brengen die op een vereenvoudigde factuur staat. Een voorbeeld van een vereenvoudigde factuur is de kassabon.

U heeft recht op aftrek van de btw indien het factuurbedrag inclusief btw maximaal € 100 bedraagt en de volgende gegevens op de factuur staan vermeld:

de factuurdatum
de naam en adresgegevens van de leverancier/presterende ondernemer
omschrijving van de goederen of diensten, en
de btw.

Als u als ondernemer nu naar een bouwmarkt gaat om spullen te kopen voor uw onderneming staan op de kassabon (let op: dit is niet de pinbon) voldoende gegevens om de btw in aftrek te kunnen brengen. U kunt de uitgaven contant of met een pinbetaling voldoen. Het meest eenvoudig is dat u dit soort bonnen vanaf uw zakelijke rekening betaalt. Indien u de betalingen contant doet zult u een kasboek bij moeten houden waarin de uitgaven zijn verantwoord.

Uitzondering: brandstof

Een uitzondering vormen de brandstofbonnetjes. Voor kassabonnen bij het tanken geldt er al gedurende een lange periode een bijzondere regeling. Bij tankbonnen hoefde volgens deze regeling in het verleden ook niet aan de volledige lijst met factuurvereisten te worden voldaan. Het was voldoende als u kon aantonen dat de brandstof betaald was met een zakelijke pas of met een brandstofpas op naam van de onderneming.

De goedkeuring voor de aftrek van de btw die is vermeld op een kassabon tot een bedrag van maximaal € 100 is echter niet geldig voor een brandstofbon. Om de btw over gekochte brandstof in aftrek te brengen is een volledige factuur vereist of een betaling met een zakelijk pas of een brandstofpas op naam van de onderneming.

De reden voor de uitzondering dat de brandstof voor de aftrek van de btw met de zakelijke pas betaald moet zijn, ligt in de controlemogelijkheid. Brandstof is een product dat door bijna alle belastingplichtigen gebruikt kan worden. Het is ook eenvoudig voor een ondernemer om te frauderen door een bonnetje van iemand anders in de administratie mee te nemen en de btw daarover terug te vragen. Het is voor de Belastingdienst immers bijna niet te achterhalen waar de brandstof daadwerkelijk voor gebruikt is.

Bij het contant of met de privépas afrekenen van brandstof is er geen of onvoldoende bewijs dat deze brandstof door de ondernemer in het kader van de zijn onderneming is gebruikt. Het is belangrijk om hier goed op te letten om geen aftrekbare btw verloren te laten gaan.