Er is omtrent de werkkostenregeling veel discussie geweest over de vraag of intermediaire kosten wel of geen onderdeel mogen zijn van de onbelaste vaste vergoedingen. Eind november 2010 is het definitieve besluit gevallen: een onbelaste vaste vergoeding voor intermediaire kosten is onder voorwaarden toegestaan. Als dit volgens de regels gebeurt dan maakt deze vaste vergoeding geen deel uit van de vrije ruimte van 1,4%. Wat zijn de regels?
De specificatie
De vaste vergoeding dient te zijn gespecificeerd naar aard en omvang. Dat houdt dus in dat een bepaling als “werknemer heeft recht op een onkostenvergoeding van € 25,- per maand” niet voldoende is. Een dergelijke vergoeding zal onder de vrije ruimte van 1,4% vallen. Naast een specificatie naar aard en omvang dient de specificatie ook te zien op een splitsing naar gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Een voorbeeld van een goede specificatie ziet er als volgt uit:
Gerichte vrijstellingen
- Maaltijden onderweg € 20,-
- Lidmaatschap beroepsorganisatie € 10,-
Intermediaire kosten
- Parkeren auto van de zaak € 15,-
Overige posten
- Abonnement internet thuis € 15,-
Let op: overige posten zullen de vrije ruimte van 1,4% verbruiken.
Het kostenonderzoek
Kosten mogen alleen buiten de 1,4% worden vergoed als er een onderzoek naar de omvang van de kosten is gedaan. Hiervoor moet de werknemer gedurende een bepaalde tijd bonnen, facturen, etc. bewaren en inleveren bij de werkgever. Hier uit dienen de kosten te blijken. In dit kader wordt algemeen aangenomen dat een gemiddelde over drie maanden volstaat. Dit onderzoek dient niet alleen voor vaste vergoeding van intermediaire kosten te worden verricht, maar ook voor vaste vergoeding van gerichte vrijstellingen. Alleen voor de vaste vergoeding van woon-werkverkeer gelden andere regels.
De periode van het onderzoek dient representatief te zijn, als een werknemer bepaalde kosten normaal gesproken niet maakt, maar deze gedurende de betreffende periode wel en daarmee tot de vaste vergoeding gaan behoren, dan kan dit tot discussie met de belastingdienst leiden. De kosten dienen dan ook aannemelijk te zijn. De inspecteur kan dan ook verplichten het onderzoek te herhalen.
Let op: als een dergelijk onderzoek niet vooraf is uitgevoerd, dan zal de vergoeding onder de vrije ruimte van 1,4% vallen.
Gevolgen vaste vergoeding
Een werknemer die een vaste vergoeding ontvangt, kan voor dezelfde post geen declaratie meer indienen. In het eerder gegeven voorbeeld kan een werknemer geen declaratie meer indienen voor het parkeren van zijn auto van de zaak, maar bijvoorbeeld nog wel voor het wassen van diezelfde auto. Het wassen is in het voorbeeld namelijk geen onderdeel van de vaste kostenvergoeding. Een aanvullende vergoeding op de parkeerkosten valt alleen buiten de 1,4% als aannemelijk kan worden gemaakt dat de werkelijke kosten hoger liggen dan de vaste vergoeding (in dit voorbeeld € 15,-).
Overgangsrecht
Wie gebruik maakt van het overgangsrecht valt onder andere regels. De mogelijkheid tot het gegeven van vaste vergoedingen kan dan per kosstensoort verschillen. Voor intermediaire kosten gelden voor een groot deel dezelfde regels. Ook in dit geval is een specificatie naar aard en omvang vooraf verplicht (een splitsing tussen intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen is onder het overgangsrecht uiteraard niet te maken). Bij gebruik van het overgangsrecht is een kostenonderzoek niet verplicht, maar wel aan te raden in het kader van de bewijslast.
Tip: als u een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, zorg dan voor een goede specificatie vooraf en voer een kostenonderzoek uit. Doe dit ook als het recht op een kostenvergoeding volgt uit een andere regeling, bijvoorbeeld een CAO.